4.3 添加字段和数据类型

字段是数据表的基本组成单位，只有在数据表中正确地添加字段和数据类型，数据表才能够准确地存储数据。

4.3.1 数据类型概述

数据类型用于定义字段中可以存储什么类型的数据以及存储的基本规则。Access 2016提供的常见数据类型包括“短文本”“长文本”“数字”“日期和时间”和“货币”等。每种类型都有其特定用途，详细信息见表4-1。

使用正确的数据类型，有助于消除数据冗余，优化存储，提高数据库的性能。对于如何选择正确的数据类型，用户可以参考以下三点规则。

⑴ 存储的数据内容。例如需要存储的数据为货币值，则不能选择文本类型等。

⑵ 数据内容的大小。例如输入的数据为文章的标题，那么设置为短文本类型。

⑶ 数据内容的用途。例如需要存储的数据为时间，则必然要设置为日期/时间类型。

4.3.2 添加字段

创建了数据表后，用户就可以添加字段了。添加字段的同时，还需要设置字段的数据类型。下面介绍在数据表视图和设计视图两种模式下添加字段的方法。

1．在数据表视图下添加字段

具体的操作步骤如下。

步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，在左侧窗格中双击打开“员工信息表”，进入该表的数据表视图，如图4-26所示。

步骤2将光标定位在“姓名”字段列，单击【表格工具】→【字段】选项卡下【添加和删除】组中的【短文本】按钮，即可在“姓名”字段右侧添加一个“短文本”类型的字段，并且字段名称处于编辑状态，如图4-27所示。

步骤3在其中输入新名称“性别”，然后在其他单元格内单击，确认输入，即完成添加字段的操作，如图4-28所示。

2．在设计视图下添加字段

具体的操作步骤如下。

步骤1接上面的操作，单击【开始】选项卡下【视图】组中的【视图】按钮，切换至设计视图，如图4-30所示。

步骤2在【字段名称】列中输入“出生日期”，在【数据类型】的下拉列表中选择【日期/时间】数据类型，完成添加字段的操作，如图4-31所示。

4.3.3 更改数据类型

完成字段添加后，若数据类型设置错误，用户可以根据需要进行修改，从而使字段能够正确地存储数据。

1．在数据表视图下更改数据类型

具体的操作步骤如下。

步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，进入“员工信息表”的数据表视图，单击“姓名”字段的列首，选中该字段，然后单击【表格工具】→【字段】选项卡下【格式】组中的【数据类型】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【长文本】数据类型，如图4-34所示。

步骤2此时“姓名”字段的数据类型由“短文本”更改为“长文本”，如图4-35所示。

2．在设计视图下更改数据类型

具体的操作步骤如下。

步骤1接上面的操作，单击【开始】选项卡下【视图】组中的【视图】按钮，切换至设计视图，然后单击“工号”字段所对应的【数据类型】按钮，在弹出的下拉列表中选择【自动编号】数据类型，如图4-36所示。

步骤2此时“工号”字段的数据类型由“数字”更改为“自动编号”，如图4-37所示。