3.6　Word文档的其他操作

保护文档、查看翻译内容、打印文档等

在使用Word文档进行编排操作时，对文档的内容和页面进行一系列的设置后，还会涉及文档的保护、查看翻译内容、打印文档等操作，下面具体介绍这些操作。

3.6.1　保护Word

在对文档内容进行编辑或审阅的过程中，需要给某些特定的内容添加注释，以便让其他读者明白这些内容的意思或做一定的意见或说明。

在文档中插入批注的方法很简单，选择需要批注的文字或其他对象，在“审阅”选项卡的“批注”工具组中，单击“新建批注”按钮，然后输入批注内容即可，如图3-30所示。

3.6.2　保护Word文档

对于比较重要或机密的文档，可以通过Word的权限功能将其保护起来，防止他人未经许可就查看或对文档进行修改。

1.Word文档的常规保护

防止他人修改文档是常规保护的一种方式。如果允许他人查看但不允许修改文档，则可以为文档设置编辑限制，具体操作步骤如下。

操作演练：为文档设置编辑限制

Step 01　选择命令

打开需要保护的文档，在“文件”选项卡下“信息”选项卡中单击“保护文档”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“限制编辑”选项。

提示　Attention

编辑限制

文档的编辑限制设置是设置文档可以被打开查阅，但不可以修改文档中的内容。

Step 02　设置编辑权限

在打开的“限制编辑”任务窗格中，选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，在其下拉列表中选择“不允许任何更改（只读）”选项。

Step 03　设置强制保护

单击“是，启动强制保护”按钮。在打开的对话框中保持选中“密码”单选按钮，在文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮。

在设置编辑权限时，不一定选择不允许任何更改，也可以设置特定的编辑权限，如可修订或添加批注等。

提示　Attention

打开“限制编辑”任务窗格

在“审阅”选项卡的“保护”工具组中直接单击“限制编辑”按钮也可打开“限制编辑”任务窗格，进行相关设置。

防止他人打开文档也是常规保护的一种方式，如果文档极度机密，不想要他人将其打开，则可以直接为文档设置打开权限密码，设置密码后，在打开该文档时就会出现一个要求输入密码的对话框，只有输入了正确的密码后才能打开文档。

在“信息”选项卡“保护文档”下拉菜单中选择“用密码进行加密”选项，打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码并确认，单击“确定”按钮即可，如图3-31所示。

2.以“受保护的视图”模式打开文档

来自Internet或其他不安全位置的文档可能包含病毒等恶意插件，会对电脑造成危害，窃取用户隐私信息。可以以“受保护的视图”模式打开文档，读取文件并检查其内容，降低可能发生的风险。

在“文件”选项卡下单击“打开”选项卡，选择需要打开的文档的位置，然后单击“浏览”按钮，打开“打开”对话框，在对话框中选择需要打开的文档，单击“打开”右击下拉按钮，选择“在受保护的视图中打开”选项，如图3-32所示。

以“受保护的视图”模式打开的文档，会自动切换到阅读模式，如果要编辑文档，则必须单击“启用编辑”按钮，退出受保护视图状态，如图3-33所示。

提示　Attention

打开未知安全的文档

打开未知安全系数的文档，Word会默认以受保护的视图模式打开，甚至出现红色的警告提示。

为了文档的安全，Word设置了文件阻止，在没有“受保护的视图”的帮助下不能打开某些早期版本文档类型，如Word 2.0文档或更早版本的二进制文档和模板，默认情况下，在“受保护的视图”模式中可以打开这些文档，但禁用了编辑功能。

用户可在信任中心的“文件阻止”区域进行设置，以便打开、编辑和保存被阻止的文件，在打开对话框中单击“信任中心”选项卡，然后单击“信任中心设置”按钮，打开“信任中心”对话框，在“文件阻止设置”选项卡中可按情况进行设置，如图3-34所示。

提示　Attention

文件阻止设置

Word已设置了默认的阻止情况，在没有特殊需要时建议用户不对其进行更改，以免引起安全风险或某些文档无法编辑。

3.作者许可保护

当处理存储在工作区中的文档时，可以阻止作者更改特定内容，其操作为：选择要处理的文档的部分，在“审阅”选项卡的“保护”工具组中，单击“阻止作者”按钮。

一般情况下，“阻止作者”按钮呈灰色状态显示，只有将文档保存到支持工作区的站点时才可使用该功能。

3.6.3　查看文本的翻译内容

在查阅电子邮件或文档时，可能会遇到一篇其他语言的文档，无法确定某些语句的意思；在编辑文档时，可能会在文档中穿插其他语言文字，但不知道怎么输入。

遇到以上情况时，可在Word 2016中使用翻译功能进行翻译。选择需要翻译的词或句子，在“审阅”选项卡的“语言”工具组中，单击“翻译”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“翻译所选文字”命令，打开“信息检索”窗格，在窗格中查看翻译内容，如图3-35所示。

“翻译屏幕提示”是一个非常有用的翻译小工具，打开翻译屏幕提示后，只需将鼠标指向一个单词或一个选定的短语，就会在一个小窗口中显示翻译，具体从以下三个方面进行介绍。

1.打开或关闭翻译屏幕提示

在“审阅”选项卡的“语言”工具组中单击“翻译”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“翻译屏幕提示”命令，即可打开或关闭翻译屏幕提示功能，如图3-36所示。

当“翻译屏幕提示”处于选中状态，说明该功能已打开；当“翻译屏幕提示”处于未选中状态，说明该功能已关闭。

2.设置翻译屏幕提示语言

在“翻译”下拉菜单中选择“选择转换语言”命令可打开“翻译语言选项”对话框，如图3-37所示。程序默认将中文翻译成英文，如果要翻译为其他语言，则可以在对话框中进行设置。

3.翻译屏幕提示功能

打开翻译屏幕提示后，将鼠标光标指向某个单词，打开“双语词典”浮窗，如图3-38所示。

单击“展开”按钮可打开“信息检索”任务窗格，对所翻译的单词进行更为详细的翻译说明；单击“复制”按钮，可以将“翻译屏幕提示”任务窗格的内容复制到剪贴板上，粘贴到其他文档（例如电子邮件）中；单击“播放”按钮可以听到该单词翻译后的发音。

3.6.4　打印Word文档

在实际工作中，常需要将制作好的文档打印出来，所以，掌握好快速打印的方法和打印的相关设置操作很重要。

1.快速打印Word文档

快速打印Word文档是指不进行其他打印设置直接进行的打印，其操作为：打开需要打印的文档，在“文件”选项卡下单击“打印”选项卡，然后单击“打印”按钮，Word将使用默认的打印机打印一份当前的文件，如图3-39所示。

提示　Attention

打印预览

在“文件”选项卡中单击“打印”选项卡后，其界面的右侧会自动显示打印预览。

2.调整打印设置

要使打印出的文档获得满意的效果，在打印时需要进行打印设置。在“打印”选项卡中根据需要，对打印机、打印份数和页数及打印的文档页面进行设置。

打印文档时，需要设置打印的数量，在“打印份数”数值框中可以设置；要保证文档能够正常打印，需要打印机正常连接，单击“打印机”栏下的“打印机状态”按钮，选择可以使用的打印机，如图3-40（左）所示。

在“设置”栏下可以设置打印文档的页数、单面或双面打印和文档的页面边距等，若要将多页打印到同一页纸上，Word提供了2、4、6、8、16页文档的选项，如图3-40（右）所示。单击“页面设置”超链接，打开“页面设置”对话框，可进行更详细的设置。

“调整”下拉列表中的打印设置是针对多份打印，如选择“1，2，3”选项为将第一份打印完再继续打印第二份，选择“1，1，1”选项为同时打印多份首页，在再打印多份第二页，依此类推，直到打印多份最后一页。

提示　Attention

双面打印

Word默认的打印方式为单面打印，如果设置了“手动双面打印”，则打印机就会在打印时提示打印第二面时手动加载纸张，这需要打印机支持双面打印。

3.6.5　在Word中创建和标记PDF文档

在实际工作中，常常需要将Word文档以PDF的格式导出，在Word 2016中可以直接导出，也可以直接在Word中编辑PDF格式的文件。

1.以PDF的格式导出文档

单击“文件”选项卡，然后单击“导出”选项卡，选择“创建PDF/XPS文档”选项，单击“创建PDF/XPS”按钮，如图3-41所示。

在打开的对话框中选择文件保存的路径，输入文件名称，然后单击“发布”按钮，即可将文档保存为PDF格式的文件，如图3-42所示。

2.在Word中编辑PDF文件

Word 2016融入了编辑PDF文件的功能，但打开的PDF文件可能出现乱码或版面混乱。打开一个PDF文件，可以像在Word中编辑文档一样，对文件进行删除、修改、添加、标记等操作，如图3-43所示。

3.6.6　对共享的文档进行修订

共享一个文档后，不只是一个人要对其进行查阅或修改，为了强调所作的更改，可以使用修订功能来标记添加、删除或修改的文本。

在“审阅”选项卡的“修订”工具组中单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“修订”命令，使“修订”按钮呈打开状态，如图3-44所示。

选择修订状态后，更改文档中的内容，就会以红色标记显示出来，将鼠标光标移到修改标记上，会显示修改作者名称和修改时间，如图3-45所示。

单击“修订”工具组中“审阅窗格”下拉按钮，可以选择打开垂直审阅窗格或水平审阅窗格，集中显示所有的修订项，如图3-46所示。

提示　Attention

修订选项设置

启用后开始编辑，用户可对修订的标记、格式等做出调整。在“审阅”选项卡的“修订”工具组中单击“对话框启动器”按钮，在打开的“修订选项”对话框中可以调整修订设置，如改变使用的颜色、标记样式和批注框的格式等。

如果要查看他人对文档的修改，而对方又没有在修订中修改文档，则可以通过“比较”的功能来比较原文档和修改后的文档，查看修改内容。

在“审阅”选项卡的“比较”工具组中单击“比较”下拉按钮，选择“比较”命令，打开“比较文档”对话框，选择需要比较的原文档和修订的文档进行比较，单击“更多”按钮还可以进行比较设置，如图3-47所示。

查看完修订内容后，可单击“接受”下拉按钮，选择“接受并移到下一条”命令，接受此条修订内容并查看下一条修订，如图3-48所示。如果要拒绝修改，则可以单击“拒绝”按钮进行选择。